Sistem pengelolaan fungsional dan operasional program studi mencakup planning, organizing, staffing, leading, controllingdalam kegiatan internal maupun eksternal.

1. Planning

  1. Setiap 5 (lima) tahun sekali program studi bersama fakultas membentuk tim untuk menyusun rencana lima tahun (Renstra). Renstra memuat sasaran dan strategi prodi untuk lima tahun mendatang serta program strategis yang akan dilaksanakan setiap tahunnya. Sasaran dan strategi yang disusun mencakup 7 bidang yaitu:
    1. Pendidikan dan pengajaran
    2. Penelitian dan publikasi
    3. Pengabdian pada masyarakat
    4. Sarana dan prasarana
    5. Networking
    6. Organisasi
    7. Sumber daya manusia
  2. Renstra kemudian dijabarkan lebih mendetail dalam Rencana Operasional (Renop) yang berisi rencana implementasi dari program-program strategis yang tercantum dalam Renstra.
  3. Pengurus Prodi membuat Evaluasi Mutu Internal (EMI) yang mencakup 11 standar yaitu:
    1. standar isi
    2. standar proses
    3. standar kompetensi lulusan
    4. standar pendidik dan tenaga kependidikan
    5. standar sarana dan prasarana
    6. standar pengelolaan
    7. standar pembiayaan
    8. standar penilaian
    9. standar penelitian
    10. standar pengabdian kepada masyarakat
    11. standar kerjasama
  4. Berdasarkan Renstra dan Renop, Pengurus Prodi menyusun Proyeksi penglolaan Sumber Daya Manusia untuk jangka 5 tahun. Mencakup rencana dosen yang akan berangkat studi lanjut dan perkiraan dosen yang sudah studi lanjut.
  5. Dengan mengacu pada Renstra, Renop dan EMI, setiap tahun Pengurus Prodi bersama semua pejabat struktural Prodi menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT). RKAT ini dibahas bersama Pengurus Fakultas dalam Lokakarya Anggaran, kemudian dibahas oleh Tim Monitoring dan Evaluasi (Monev) yang dibentuk oleh Pimpinan Universitas. RKAT yang sudah disetujui kemudian diinput dalam sistem http://sikeu.unibos.ac.id.
  6. Pengurus Prodi membuat rencana mata kuliah dan jumlah kelas yang akan ditawarkan kepada mahasiswa untuk setiap semester. Pengurus Prodi juga membuat jadwal perkuliahan dan jadwal ujian. Perencanaan ini mengacu pada dokumen A.103/FKIP/U-45/VII/2013 tentang Prosedur Rencana Beban Mengajar.
  7. Di awal semester pengurus Prodi menyusun kalender akademik Prodi yang antara lain berisi: jadwal penjelasan umun, tugas akhir, jadwal pendaftaran dan pelaksanaan seminar proposal dan batas akhir bimbingan PPL dan Tugas Akhir.
  8. Setiap awal tahun ajaran, setiap dosen diminta membuat Rencana Kerja dan Aktivitas Kegiatan Tridharma yang berisi rencana kegiatan dosen seperti: penelitian, menulis karya ilmiah, dan pengabdian.

2. Organizing

  1. Pelaksanaan program kerja dan pencairan anggaran menggunakan sistem http://sikeu.unibos.ac.id. Dengan sistem ini Pengurus Prodi dapat memantau aqpakah anggaran yang akan dicairkan sudah mendapat persetujuan dari Bagian Keuangan dan Wakil Rektor II.
  2. Deskripsi tugas dan tanggung jawab setiap pejabat struktural Prodi telah disusun dalam pedoman Penjabaran Tugas dan Mekanisme Pemilihan Pengurus Program Studi A.123/FKIP/U-45/VII/2013
  3. Untuk merealisasikan RKAT, Pengurus Prodi dapat membentuk Tim Ad Hoc atau kepanitian untuk menjalankan suatu program yang sudah direncanakan. Misalnya pembentukan panitia konferensi, tim kurikulum.
  4. Pelaksanaan kerja praktik mangacu pada dokumen 83/01/U-45/VII/2012, pelaksanaan tugas akhir mengacu pada dokumen 78/01/U-45/VI/2012, dan bimbingan akademik mengacu pada  92/01 /U-45/VII/2012

3. Staffing

  1. Perekrutan dosen baru sesuai dengan proyeksi pengelolaan Sumber Daya Manusia dan Rencana Program Kerja dan Anggaran Prodi.
  2. Penentuan dosen pembimbing Kerja Praktik oleh Koordinator Kerja Praktik dan Penentuan dosen pembimbing Tugas Akhir oleh koordinator Tugas Akhir.
  3. Penempatan dosen ke dalam tim ad hoc atau kepanitiaan, bisa ditunjuk langsung oleh Ketua Program Studi atau ditawarkan kepada semua dosen saat rapat program studi.

 

4. Leading

  1. Pengarahan kepada semua pejabat struktural selalu dilakukan saat akan menyusun Rencana Program Kerja dan Anggaran, agar program kerja yang disusun dapat mencapai sasaran Prodi yang tercantum dalam Renstra dan Renop.
  2. Koordinasi saat pelaksanaan program kerja dilakukan melalui rapat koordinasi pejabat struktural Prodi, sedangkan rapat koordinasi dengan semua dosen dilakukan dalam rapat pleno Prodi.

5. Controlling

  1. Evaluasi program kerja dilakukan pada saat pertengahan dan akhir tahun anggaran oleh tim Monev yang dibentuk oleh pimpinan Universitas, untuk melihat ketercapaian sasaran yang telah direncanakan. Untuk itu pengurus prodi dan semua pejabat struktural prodi diminta menginputkan evaluasi pada http://sikeu.unibos.ac.id.
  2. Pengurus prodi dibantu oleh tim Penjamin Mutu Prodi melakukan monitoring proses belajar-mengajar dengan berpedoman pada dokumen A.121/FKIP/U-45/VII/2013 tentang Prosedur Monitoring dan Evaluasi Waktu dan Materi Kuliah dan A.122/FKIP/U-45/VII/2013, tentang Prosedur Monitoring dan Evaluasi Sebaran Nilai Kuliah. Hasil evalusi ini secara global disampaikan kepada